Stranica 52 ŽUPANIJSKI GLASNIK Broj 7 - naziv stvaratelja - ustrojstvena jedinica - godina (raspon) nastanka gradiva - naziv i vrsta gradiva - raspon brojeva predmeta u arhivskoj jedinici - rok čuvanja gradiva. Članak 22. (1) Dokumentarno i arhivsko gradivo Općine Sirač, u fizičkom ili analognom obliku prikuplja se, zaprima, obrađuje, evidentira, odabire i izlučuje te osigurava od oštećenja i gubitka u odgovarajućoj ustrojstvenoj jedinici i/ili pismohrani Općine Sirač. (2) Dokumentarno gradivo u digitalnom obliku kao i određene cjeline gradiva u fizičkom ili analognom obliku mogu se čuvati i obrađivati u drugim ustrojstvenim jedinicama, ako je to potrebno radi poslovanja te ako je tako utvrđeno ovim Pravilima ili posebnom odlukom. Članak 23. (1) Dokumentarno i arhivsko gradivo u fizičkom ili analognom obliku predaje se u pismohranu u sređenom stanju, u tehnički oblikovanim i označenim arhivskim jedinicama te uz popis jedinica gradiva obuhvaćenog primopredajnim zapisnikom. (2) Primopredajni zapisnik supotpisuju ovlašteni zaposlenici koji predaju gradivo i odgovorna osoba za rad pismohrane, odnosno zaposlenik u pismohrani. (3) Primopredajni zapisnik izrađuje se u dva primjerka, od kojih jedan čuva ustrojstvena jedinica koja predaje dokumentarno gradivo, a drugi odgovorna osoba za rad pismohrane, odnosno zaposlenik u pismohrani. (4) Odgovorna osoba za rad pismohrane, odnosno zaposlenik u pismohrani, dužan je pregledati cjelokupno preuzeto dokumentarno gradivo i provjeriti točnost upisanih podataka. Članak 24. (1) Po prijemu i obradi dokumentarnog i arhivskog gradiva na način propisan odredbama ovih Pravila, gradivo se raspoređuje na primjerene police, odnosno u ormare u odgovarajućim prostorijama pismohrane. (2) Dokumentarno i arhivsko gradivo razvrstava se prema funkcionalnim dokumentacijskim cjelinama, vremenu nastanka, vrstama gradiva i rokovima čuvanja. (3) Prije odlaganja dokumentarnog i arhivskog gradiva na police i u ormare, obavlja se označavanje tehničkih jedinica gradiva. Članak 25. U okviru uredovanja pismohrane, vode se sljedeće evidencije: - evidencija ulaska gradiva u pismohranu - knjiga posudbe ili korištenja – upisuju se podaci o gradivu koje je izdano na privremeno korištenje putem odgovarajuće potvrde (reversa), a za uvid i izdavanje kopija gradiva u digitalnom obliku potreban je samo upis u evidenciju. Obveza osiguranja primjerenih uvjeta pohrane i zaštite gradiva Članak 26. (1) Općina Sirač je dužna osigurati primjerene uvjete, prostor, opremu i stručno osoblje za pohranu i zaštitu dokumentarnog i arhivskog gradiva. (2) U slučaju pohrane dokumentarnog i arhivskog gradiva u računalni oblak, gradivo se mora čuvati u zasebnom računalnom oblaku, zaštićeno enkripcijom i lozinkom, mora se znati gdje je fizičko mjesto pohrane gradiva u svim fazama pohrane i obrade dokumentarnog i arhivskog gradiva te isto ne smije biti izvan granica Republike Hrvatske. (3) Općina Sirač mora osigurati odgovarajuću sigurnost za hardver i softver te kontrolu za pristup informacijskom sustavu za pohranu gradiva. (4) Nadležni arhiv nadzire uvjete pohrane i zaštite gradiva. Pohrana i zaštita gradiva u fizičkom ili analognom obliku Članak 27. (1) Primjerenim prostorom za pohranu i zaštitu gradiva smatraju se spremišta: - koja su čista, uredna, suha, zračna i zaštićena od prodora nadzemnih i podzemnih voda - udaljena od mjesta otvorenoga plamena, od prostorija u kojima se čuvaju lako zapaljive tvari, od izvora prašenja i onečišćenja zraka - propisno udaljena od proizvodnih i energetskih postrojenja, instalacija i vodova (plinskih, vodovodnih, kanalizacijskih) - opremljena odgovarajućim električnim instalacijama, sa središnjim isključivanjem - opremljena rasvjetnim tijelima koje ne emitiraju štetna zračenja - osigurana od provale - kojima je zapriječen pristup neovlaštenim osobama, u radno vrijeme i izvan radnog vremena - u kojima temperatura u pravilu ne prelazi 16 – 20 °C, a relativna vlažnost 45 – 55 % - koje su opremljene vatrodojavnim uređajima i uređajima za suho gašenje požara. (2) Gradivo se oprema na način koji omogućuje sigurno i jednostavno rukovanje gradivom i osigurava zaštitu
RkJQdWJsaXNoZXIy Mjc2NzM=